Distributor, merupakan salah satu pihak atau perusahaan yang memiliki peranan penting dalam distribusi. Distributor menjadi perantara produsen dan konsumen. 

Namun, keberhasilan dari distributor ini, tak pernah lepas dari peran penting manajemen pergudangan atau Warehouse Management System (WMS).

Distributor dan Warehouse Management System (WMS) memiliki hubungan yang sangat erat dalam bisnis maupun pemasaran. Bagaimana tidak?

Distributor merupakan pelaku utama dalam kegiatan distribusi. Distribusi merupakan kegiatan menyalurkan barang atau produk dari produsen ke konsumen atau pengecer. Dengan kata lain, distribusi ini sebagai kegiatan pemasaran yang berfokus pada kelancaran dan kemudahan penyaluran barang atau produk dari produsen ke konsumen.

Sedangkan Warehouse Management System (WMS), memiliki peranan dalam pergerakan dan penyimpanan pasokan/barang/produk dalam gudang. Warehouse Management System (WMS) juga masuk ke dalam Manajemen Rantai Pasokan yang memiliki fungsi untuk menangani, menerima, mengirim, dan mengambil pasokan/barang/produk.

Warehouse Management System (WMS) menjadi sistem yang akan membantu distributor terkait pengelolaan, pergerakan barang dari maupun ke gudang. Dengan begitu, dapat mempercepat proses lead time secara otomatis.

Alasan Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) Penting untuk Distributor

Berkaca pada penjelasan sebelumnya, kita dapat langsung mengambil garis besarnya, jika Warehouse Management System (WMS) melengkapi peran distributor demi kemajuan bisnis. Sebenarnya, ada banyak alasan mengapa Warehouse Management System (WMS) sangat penting bagi distributor.

Sebab, Warehouse Management System (WMS) memiliki fungsi dan tugas, tidak hanya sebatas penyimpanan barang atau produk saja. Untuk lebih jelasnya lagi, berikut ini adalah beberapa alasan lainnya.

1. WMS Berperan Penting dalam Meningkatkan Pelayanan Distributor

Salah satu masalah yang sering kali dihadapi oleh distributor adalah pelayanan distribusi barang ke konsumen. Padahal, pelayanan distribusi ini menjadi faktor yang sangat penting untuk menentukan daya saing perusahaan dengan perusahan lain.

Maka dari itu lah, penting bagi perusahaan atau distributor untuk menentukan lokasi atau tempat yang tepat dan strategis ketika akan membangun sebuah gudang yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan distribusi.

Hal ini bertujuan agar barang atau produk dapat sampai ke konsumen dengan cepat, aman dan efisien. Dari sinilah peran manajemen pergudangan dibutuhkan, dimana bisa mencari kawasan pergudangan yang mampu mencapai kebanyak tempat dalam waktu yang relatif cepat. Sehingga pelayanan distribusi dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.

2. Membantu dalam Kalkulasi Reorder Point yang Semakin Akurat

Peran penting Warehouse Management System (WMS) bagi distributor yakni membantu dalam membuat  kalkulasi reorder point yang lebih akurat. Terutama dalam bisnis retail atau grosir, Warehouse Management System (WMS) bertanggung jawab dalam pengecekan banyaknya barang yang tersedia.

Berkat informasi inilah, distributor akan mengetahui secara pasti kapan akan melakukan reordering dan melakukan penghitungan nilai reorder point. Dengan begitu, tidak akan terjadi lagi, kasus barang yang menumpuk terlalu banyak, barang menumpuk terlalu lama, kehabisan stok barang padahal permintaan konsumen sedang tinggi-tingginya, dan hal yang lebih buruk lagi.

Selain itu, bagi distributor sendiri hal ini akan membuat pengeluaran dana menjadi semakin hemat karena tidak perlu lagi melakukan pembelian stok barang.

3. Berperan Penting dalam Memisahkan Stok barang Lama dengan Barang Baru

Diawal kita sudah menyinggung tentang peran distributor sebagai perantara produsen dengan konsumen. Tentunya, hal tersebut tidak lepas dari upaya untuk selalu mempertimbangkan dan memperhatikan kebutuhan barang konsumen.

Maka dari itu lah, distributor harus jeli dalam memperhatikan stok barang lama maupun baru, sehingga penyaluran barang ke konsumen dapat terjadi secara maksimal.

Manajemen pergudangan akan membantu distributor untuk memisahkan stok barang lama dengan yang baru. Sehingga, dapat melakukan perhitungan jumlah stok barang yang sudah terjual maupun belum terjual secara akurat. 

Memisahkan kedua stok barang tersebut sangatlah penting. Pasalnya, jika disimpan dalam satu tempat, maka akan membuat bingung ketika melakukan pencatatan barang masuk dan data stok barang.

4. Membantu dan Memudahkan dalam Memperkirakan Persediaan Barang

Ketika dihadapkan dengan penjualan barang yang tinggi, tentunya distributor akan merasa takut jika persediaan barang tidak mencukupi atau kurang. Salah satu peran penting Warehouse Management System (WMS) adalah membantu memperkirakan persediaan barang tersebut.

Selain itu, dalam membuat forecast persediaan barang tidaklah mudah. Netapi pihak distributor tetap harus melakukan pengecekan terkait alur persediaan barang. Jika menggunakan Warehouse Management System (WMS) maka akan mencegah risiko kehilangan stok barang dalam jumlah yang kecil hingga besar.

5. Berperan Penting dalam Menjaga Keamanan dan Keberadaan Barang

Kualitas barang yang ditawarkan ke konsumen merupakan hal yang utama. Namun, hal tersebut tidak akan berlaku jika keamanan barang di dalam gudang tidak terjamin dengan baik.

Hal ini, menunjukkan pentingnya manajemen pergudangan bagi distributor. Faktanya, manajemen semacam ini dapat mengatur lalu lintas logistik maupun peralatan lainnya. Tak hanya itu saja, Warehouse Management System (WMS) juga akan menjamin keamanan sesuai dengan jenis barang yang disimpan.

6. Berperan Penting dalam Menjaga Kualitas maupun Kuantitas Barang

Salah satu fungsi dari manajemen pergudangan adalah pengendalian barang. Pengendalian ini berkaitan dengan dua aspek penting yakni kualitas dan kuantitas barang.

Baik itu barang yang masuk maupun barang yang sudah didistribusikan. Bahkan, ketika di gudang terdapat stok barang, kualitas dan kuantitasnya tetap harus diperhatikan.

Intinya, jika pihak distributor dapat menerapkan Warehouse Management System (WMS) dengan baik dan benar, maka kualitas dan kuantitas barang yang akan didistribusikan terjaga dengan maksimal. Tentu saja keuntungan yang didapatkan menjadi semakin besar.

Mari kita tarik kesimpulannya, dalam menerapkan Warehouse Management System (WMS) tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan distributor. Khususnya dalam mengelola sistem persediaan yang berhubungan erat dengan siklus permintaan maupun optimasi biaya.

Peran dari manajemen pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) adalah mengelola pergudangan dan membantu distributor dalam mendistribusikan barang. Dengan begitu, barang yang disimpan akan selalu dalam keadaan baik juga terjaga, terutama sebelum barang tersebut didistribusikan kepada konsumen, maupun vendor. Selain itu, dalam pendistribusiannya ini juga dapat dilakukan dalam waktu, jumlah, dan spesifikasi barang yang tepat sesuai kebutuhan konsumen. Baik produsen, distributor hingga konsumen mendapatkan keuntungan sesuai dengan target masing-masing.

5 Software Gudang yang Anda Butuhkan

Perkembangan dunia informasi dan teknologi telah membuat penggunaan perangkat lunak juga berkembang. Oleh sebab itu tidak heran jika sekarang ini banyak aplikasi gudang yang bisa Anda gunakan.

Berikut ini 5 aplikasi gudang yang bisa Anda gunakan:

1. Mekari Jurnal 

Software khusus gudang yang satu ini tidak hanya digunakan untuk pengusaha skala kecil saja. Karena sudah banyak juga perusahaan-perusahaan besar yang menggunakannya.

Banyak sekali fitur bermanfaat yang akan Anda dapatkan dari software yang satu ini. Misalnya mencatat transaksi secara sekaligus, membaca kode barang, mencetak daftar yang harus di-pack sebelum dikirim hingga melacak pergerakan produk di dalam gudang maupun antar gudang.

Fitur lain yang dimiliki oleh software ini adalah update product yang bisa Anda gunakan untuk update jumlah produk. Anda tinggal memasukkan jumlah barang baru ketika menghitung stok barang secara fisik yang dilakukan di dalam gudang.

Nantinya Anda akan mendapatkan informasi yang sangat lengkap mulai dari nomor seri, tanggal kadaluarsa, suku cadang, dan masih banyak lagi data lainnya. Fitur bagian informasi bisa membuat Anda memasukkan data ke dalam software dengan hanya hitungan detik saja.

2. Inventory Management

Software gudang terbaik yang open source alias gratis adalah Inventory Management. Tak hanya gratis, Inventory ini juga sangat ramah terhadap pemula karena memiliki interface yang sangat mudah dipahami.

Di dalam aplikasi ini Anda bisa melakukan pencatatan barang baik yang akan dijual maupun dibeli. Keberadaan fitur kelola item juga bisa membuat Anda bisa menambah maupun mengeliminasi stok barang di gudang.

Kemudian pada aplikasi ini juga terdapat fitur history transaksi yang bisa membantu Anda untuk meminimalisir kesalahan input data. Aplikasi ini tentu saja sangat kami rekomendasikan untuk Anda yang belum punya budget gede untuk scale up bisnis dengan membeli software gudang khusus.

3. NetSuite WMS

NetSuite WMS merupakan software gudang dengan barcode terbaik yang bisa Anda gunakan. Sehingga nantinya Anda bisa memanfaatkan smartphone untuk scan kode QR.

Aplikasi gudang ini memiliki fitur yang sangat lengkap untuk menerima,menyimpan, hingga mengirim barang ke konsumen. Keberadaan kode QR juga bisa membuat transaksi bisa lebih mudah. Bahkan proses pembayaran juga bisa dilakukan dengan mudah dengan adanya fitur tersebut.

NetSuite WMS ini sangat ramah untuk pemula karena mempunyai interface yang sangat sederhana. Dalam penggunaannya juga tidak serumit yang dibayangkan, mungkin dengan beberapa kali coba saja Anda akan langsung bisa.

4. Good Order Inventory

Selain Inventory Management, Good Order juga termasuk software gudang yang bisa Anda gunakan secara gratis. Anda bisa download aplikasi stok gudang gratis full version ini di Google Play Store maupun App Store. Karena aplikasi ini tersedia di smartphone, Anda bisa menggunakannya kapanpun dan dimanapun.

Meskipun gratisan, aplikasi gudang ini memiliki fitur yang cukup lengkap, khususnya untuk pengusaha berskala kecil. Anda bisa melakukan sinkronisasi stok barang secara real time. Misalnya mengelola stok, melacak penyimpanan maupun penyimpanan barang.

Antarmuka dan navigasinya yang mudah membuat aplikasi ini sangat ramah untuk penggunanya. Bahkan aplikasi ini juga memiliki fitur scan QR seperti aplikasi berbayar lainnya.

5. Business Inventory

Business inventory sendiri juga memiliki fitur yang sangat lengkap seperti aplikasi gudang lainnya. Anda bisa melakukan tracking produk, pesanan, penjualan, hingga pengiriman barang.

Tapi aplikasi ini hanya tersedia untuk pengguna iPhone dan iPad saja, jadi untuk Android belum tersedia. Kalau untuk keperluan tracking barang aplikasi ini masih bisa diandalkan.

Anda bisa melacak lokasi barang ketika diangkut ke lokasi penerima ataupun gudang yang berbeda. Untuk pengelolaan stok barang juga masih sangat bagus untuk Anda gunakan.

Aplikasi yang satu ini sangat cocok untuk pemilik usaha kecil hingga menengah. Karena jika digunakan untuk bisnis besar tentu saja memerlukan sistem yang lebih kompleks. Sementara Business Inventory masih sangat sederhana, bahkan dari antarmuka dan navigasinya saja sudah bisa Anda lihat.

Sebenarnya masih banyak software gudang yang bisa Anda gunakan untuk keperluan bisnis. Semakin fiturnya lengkap, harga untuk pembelian software tersebut tentu saja akan jauh lebih mahal.

Meskipun begitu, Anda bisa menyesuaikannya dengan perkembangan bisnis yang Anda jalani. Jika usaha Anda sudah semakin berkembang, bukan hal yang tak mungkin Anda membutuhkan software gudang dengan fungsi yang lebih kompleks.