Hadirnya absensi mobile seperti cahaya di tengah kegelapan dalam hal sistem absensi bagi suatu perusahaan belakangan ini. Pasalnya, dewasa ini kerap terjadi berbagai permasalahan dalam sistem absensi sebagian besar perusahaan karena adanya perubahan sistem kerja sejak pandemi yang disebabkan oleh virus Covid-19. 

Adanya celah dalam sistem absensi yang membuat sebagian karyawan harus bekerja dari rumah dapat dimanfaatkan oleh beberapa karyawan untuk tidak tertib dalam pencatatan kehadiran. Imbasnya, karyawan yang benar-benar tertib juga ikut dirugikan oleh beberapa karyawan yang tidak tertib tersebut. Maka dari itu, sistem absensi dengan akurasi tinggi tanpa celah pun sangat diperlukan oleh perusahaan.

Kendala Absensi Mobile Secara Konvensional

Pada penerapan absensi konvensional, masih banyak terdapat celah yang sulit untuk diperbaiki apabila masih menggunakan sistem yang sama. Beberapa kendala yang kerap dialami baik oleh karyawan maupun perusahaan dalam implementasi absensi konvensional yaitu:

? Kerap Terjadi Kecurangan

Kecurangan merupakan hal yang banyak terjadi dalam berbagai hal, tak terkecuali dalam bidang pencatatan kehadiran ataupun hal yang bersangkutan dengan administrasi HR. Berbeda dengan penggunaan absensi mobile, penerapan absensi secara konvensional biasanya masih memiliki beberapa celah untuk kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Contoh kecurangan yang bisa dilakukan oleh karyawan dengan penerapan sistem absensi konvensional yaitu dengan dilakukannya titip absen kepada rekan kerja yang lain. Dengan menggunakan mesin absensi pendeteksi sidik jari, titip absen sudah dapat diatasi. Namun, timbul cara kecurangan yang baru yaitu dengan berbagai alasan karyawan untuk lupa melakukan scan sidik jari, sengaja tidak melakukan pencatatan dengan alasan sidik jari tidak bisa terbaca lalu mengajukan pengeditan, dan lain sebagainya.

? Rawan Adanya Human Error

Dengan digunakannya absensi konvensional, maka masih belum bisa menghubungkan antara sistem satu dengan yang lain seperti yang sudah tersedia pada absensi mobile. Dengan begitu, tim human resources masih harus melakukan penginputan ulang beberapa data dari sistem satu ke sistem lainnya.

Karena penginputan tersebut masih dilakukan secara manual, maka hal tersebut tidak luput dari faktor human error. Hal tersebut yang membuat data sistem absensi konvensional akan cenderung kurang akurat apabila dibandingkan dengan absensi mobile di mana data yang ada otomatis terintegrasi dari satu sistem ke sistem yang lain.

? Antrean Panjang dan Kontak Fisik dengan Mesin Absensi

Dengan menggunakan absensi konvensional yang mayoritasnya bekerja dengan bantuan mesin absensi, maka akan menimbulkan antrean saat akan melakukan pencatatan kehadiran. Saat karyawan melakukan antre, efisiensi waktu yang seharusnya bisa digunakan lebih baik dan mencatat kehadiran dengan lebih cepat pun tidak bisa dilaksanakan.

Selain itu, karyawan juga harus melakukan kontak fisik dengan mesin absensi yang dipakai untuk publik setiap harinya. Berbeda dengan adanya absensi mobile di mana karyawan tidak harus mengantri untuk melakukan pencatatan kehadiran serta tidak perlu melakukan kontak fisik dengan mesin absensi karena pencatatan tersebut bisa langsung dilakukan lewat ponsel masing-masing karyawan. 

? Biaya Perawatan Mesin Absensi

Karena sistem absensi konvensional sangat bergantung pada mesin absensi, perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih untuk pemeliharaan mesin absensi. Apabila terdapat kerusakan, maka biaya tersebut akan bertambah, baik untuk biaya perbaikan maupun untuk penggantian mesin yang baru. 

Hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan saat perusahaan menggunakan absensi mobile, karena dengan menggunakan absensi mobile perusahaan tidak membutuhkan mesin absensi khusus demi lancarnya proses pencatatan kehadiran. Hanya dengan instalasi aplikasi oleh para karyawan, semua karyawan langsung bisa melakukan pencatatan tersebut lewat ponsel sehingga perusahaan pun tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk pencatatan kehadiran karyawan.

? Kesulitan Saat Remote Working atau Perjalanan Dinas

Pada saat karyawan diharuskan untuk kerja di rumah, bagaimana karyawan tersebut akan melakukan pencatatan kehadiran? Begitu juga saat karyawan melakukan perjalanan dinas ke luar kota maupun ke luar negeri, apakah karyawan tersebut harus melakukan deteksi sidik jari?
Hal tersebut tidak bisa dilakukan karena sidik jarinya tidak boleh terdaftar di beberapa mesin dan hanya boleh didaftarkan dalam mesin absensi di tempatnya bekerja. 

Permasalahan ini sering terjadi dalam sistem absensi secara konvensional. Tim human resources akan disulitkan oleh pencatatan karyawan yang bekerja dari rumah atau melakukan perjalanan dinas. Selain itu, karyawan pun juga akan dirugikan apabila absensinya tidak tercatat padahal karyawan tersebut sudah bekerja dengan baik. 

Solusi Permasalahan Absensi Mobile

Perusahaan tentu saja akan mempertimbangkan berbagai solusi demi lancarnya kegiatan operasional di dalam perusahaan, terutama di bidang sumber daya manusia. Maka dari itu, kini banyak perusahaan telah beralih ke sistem absensi mobile di mana perusahaan dapat memaksimalkan potensi para karyawan dan memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien. 

Untuk dapat mengurangi kecurangan yang terjadi saat melakukan pencatatan kehadiran, absensi mobile hadir dengan geo-tagging yang memungkinkan sistem untuk mengetahui posisi karyawan pada saat melakukan absensi. Selain itu, setiap karyawan hanya bisa melakukan pencatatan kehadiran dari ponsel masing-masing yang telah didaftarkan sebelumnya untuk proses instalasi aplikasi. Sehingga kecurangan seperti titip absen pun juga tidak dapat dilakukan. 

Absensi mobile juga dapat mengurangi faktor human error yang banyak terjadi apabila perusahaan menggunakan sistem absensi konvensional karena semua sistem yang ada pada sistem absensi mobile sudah terhubung satu sama lain. Dengan terhubungnya semua sistem dengan baik, maka penginputan ulang pun tidak perlu dilakukan oleh tim human resources. Mulai dari pencatatan kehadiran hingga penggajian, semua dapat diatasi dengan baik oleh sistem.

Antrean panjang yang kerap terjadi pun tidak perlu dikhawatirkan karena dengan menerapkan sistem absensi mobile karyawan bisa langsung melakukan pencatatan kehadiran dari ruangan masing-masing dan tetap akan tercatat dengan baik oleh sistem. Selain itu, perusahaan juga lebih bisa menghemat biaya dengan baik berkat absensi mobile yang tidak memerlukan dukungan dari mesin absensi.

Pada saat ada karyawan yang diharuskan untuk melakukan perjalanan dinas atau remote working pun tim human resources tidak perlu dipersulit karena karyawan tersebut bisa langsung melakukan absensi secara mandiri dari perangkat masing-masing. Jadwal tiap karyawan pun tersedia dan diperbarui secara real-time sehingga keakuratannya dapat diandalkan.

Absensi Mobile merupakan Langkah Awal Mengatasi Karyawan yang Tidak Tertib

Bagi beberapa karyawan yang sering melakukan kelalaian atau melanggar aturan perusahaan terutama di bidang absensi, harus dilakukan beberapa tindakan supaya karyawan tersebut tidak meremehkan pekerjaan dan tidak akan melakukan kesalahan yang sama lagi. Beberapa langkah awal yang bisa diambil oleh tim human resources dalam menghadapi karyawan yang tidak tertib tersebut yaitu:

? Menanyakan Tentang Masalah Pribadi

Tim human resources dapat memulai untuk melakukan komunikasi dua arah dengan karyawan yang sering melanggar aturan perusahaan tersebut. Bila perlu, maka tanyakan jika ada masalah pribadi yang membuat karyawan tersebut mengalami kesulitan dalam melakukan absensi sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.

? Memberikan Sanksi yang Tegas

Jika pendekatan dan komunikasi dua arah sudah dilakukan namun karyawan masih terus melakukan pelanggaran, maka perlu adanya sanksi yang tegas dari perusahaan kepada karyawan tersebut. Hal itu bertujuan untuk memberikan efek jera supaya karyawan tersebut tidak mengulangi kesalahan yang sama lagi. Sanksi yang diberikan ada berbagai jenis, mulai dari surat peringatan atau SP, hingga pemotongan gaji karyawan sesuai dengan kesepakatan.

? Penghargaan Bagi Karyawan yang Tertib

Untuk dapat memotivasi karyawan yang lain, maka perlu adanya penghargaan bagi karyawan yang telah melakukan pekerjaan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan begitu, karyawan yang lain akan lebih termotivasi dan ingin menjadi lebih baik supaya dapat berkontribusi untuk perusahaan serta mendapatkan penghargaan tersebut.

? Ciptakan Suasana Bekerja yang Nyaman

Dengan suasana kerja yang nyaman, maka karyawan pun akan merasa lebih baik dan tidak merasa terbebani atas pekerjaannya dan bisa menjadi produktif dalam bekerja. Suasana kerja yang bagus akan menghasilkan hasil kerja yang baik pula dari karyawannya.

Mengatasi Karyawan Tidak Tertib dengan Absensi Mobile

Setelah langkah awal sudah diambil oleh tim human resources, ada langkah lanjutan yang bisa digunakan untuk mempertahankan hasil dari langkah-langkah awal tersebut. Dengan menggunakan sistem absensi mobile, tim human resources dapat melakukan monitoring absensi kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan akurat.

Data yang berasal dari sistem dapat dijadikan acuan untuk menilai apakah karyawan yang sering melakukan pelanggaran tersebut sudah berubah menjadi lebih baik atau tidak melakukan perubahan. Kebijakan cuti yang ada di perusahaan pun juga harus ditetapkan dengan tegas supaya karyawan tidak bisa menemukan celah untuk melakukan kecurangan.

Keuntungan Absensi Mobile Bagi Karyawan

Bagi karyawan, absensi mobile sangat membantu karena dapat menghemat waktu dan tidak perlu terburu-buru untuk melakukan antre di depan mesin absensi setiap harinya. Selain itu, karena keakuratan yang sudah tidak diragukan, maka proses penggajian pun juga dapat dilakukan dengan akurat.

Dengan keakuratan dan tepat waktunya pembayaran gaji, maka karyawan akan semakin termotivasi untuk lebih produktif. Apabila karyawan menjadi semakin produktif, maka data yang ada dari sistem absensi mobile juga dapat dijadikan acuan untuk pengajuan bonus tahunan dan penilaian kinerja, baik penilaian kinerja untuk bonus tahunan maupun untuk kepentingan promosi karyawan.

Saat ada meeting di luar kantor, perjalanan dinas, maupun bekerja dari rumah pun karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk melakukan absensi secara manual. Ditambah, pengajuan cuti karyawan juga dapat langsung dilakukan dari ponsel masing-masing. Apabila pengajuan dari perangkat tersebut sudah disetujui baik oleh atasan maupun oleh tim human resources, maka jadwal cuti akan otomatis diperbarui secara sistem dan karyawan bisa langsung mengambil cutinya.

Keunggulan Absensi Mobile Bagi Perusahaan

Produktivitas karyawan merupakan kunci berjalannya suatu perusahaan dengan baik dan berkembang. Dengan meningkatnya kedisiplinan karyawan maka perusahaan pun juga diuntungkan karena sumber daya manusia yang dimiliki akan menjadi lebih berkualitas.

Selain itu, perusahaan juga tidak perlu khawatir mengenai data yang tidak akurat maupun biaya pengeluaran yang bertambah karena perawatan mesin absensi. Dengan menggunakan sistem absensi mobile, tingkat akurasi data akan meningkat pesat dan pekerjaan karyawan pun terbantu.

Salah satu aplikasi atau software absensi mobile yang paling terpercaya di Indonesia yaitu Mekari Talenta. Sudah ada lebih dari 3500 perusahaan yang menaungi lebih dari 350.000 karyawan telah bekerja sama serta menaruh kepercayaan dengan keunggulan dan kemudahan yang diberikan oleh software berbasis cloud tersebut. 

Selain itu, bagi perusahaan yang sudah memiliki mesin absensi berupa mesin fingerprint pun tak perlu repot untuk melakukan pembongkaran maupun penyingkiran mesin absensi tersebut karena sistem yang dirancang oleh Mekari sudah dapat langsung terintegrasi dengan mesin absensi yang ada di perusahaan. 

Perusahaan dapat langsung mencoba demo yang ditawarkan dengan menghubungi nomor yang ada pada web maupun dengan melakukan pendaftaran secara online. Dapatkan kemudahan dalam mengatur administrasi HR dengan Mekari Talenta sekarang.