HR online adalah sebuah sistem yang digunakan oleh pelaku usaha atau perusahaan dalam rangka memproses serta menyimpan data-data karyawan seperti absensi, jam kerja, jam lembur, cuti atau izin kerja, gaji bulanan, pajak, asuransi, dan hal-hal lainnya secara otomatis. 

HR online berguna untuk membantu pekerjaan dari tim HR agar lebih mudah dengan bantuan dari komputer. 

Latar belakang utama munculnya HR online adalah kerumitan prosedur yang harus dilakukan tim HR perusahaan untuk mendata hal-hal yang terkait dengan kinerja karyawan tersebut jika menggunakan cara manual. 

Selain membuang banyak waktu dan tidak efisien, metode manual ini juga rentan akan terjadinya human error, yang menyebabkan data-data tersebut menjadi kurang valid. 

Hal ini tentunya sangat merugikan perusahaan dalam jangka panjang, karena selain mengurangi produktivitas dari karyawan dan tim HR, masalah tersebut juga menyebabkan loyalitas karyawan menjadi semakin menurun dan menyebabkan perusahaan harus mencari karyawan baru secara terus-menerus. 

Apalagi ditambah dengan adanya pandemi COVID-19 pada 2 tahun terakhir ini yang membuat banyak karyawan harus bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH), membuat tim HR menjadi semakin kerepotan dalam mengawasi kinerja dan produktivitas para karyawannya. 

Selain itu, tim HR juga semakin kesulitan dalam memberikan informasi baru mengenai pekerjaan kepada para karyawannya. Namun berkat perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini. Terdapat metode baru yang bisa dilakukan untuk merekap data-data tersebut secara otomatis menggunakan bantuan dari sistem yang terdapat di HR online. 

Software ini mampu mencatat, menghitung, menampilkan, dan merekap data-data dari setiap karyawan tanpa adanya kesalahan. Hal ini bisa terjadi karena software ini telah dilengkapi dengan sistem yang mampu mengintegrasi semua data-data karyawan secara otomatis. 

Selain lebih cepat, metode ini juga lebih aman dan minim akan kesalahan-kesalahan yang biasa dilakukan jika menggunakan metode manual. Jadi, saat data-data tersebut dibutuhkan untuk kebutuhan rekapitulasi bulanan, data-data karyawan menjadi lebih valid dan bisa dipertanggungjawabkan. 

Selain itu, software ini juga mampu membantu tim HR mengawasi kinerja dan produktivitas para karyawannya dengan lebih akurat. HR online biasanya juga dilengkapi dengan fitur GPS yang bisa melacak keberadaan para karyawan saat masih dalam jam kerja. 

Hal ini sangat berguna untuk memantau para karyawan yang sedang bekerja di lapangan, karena tim HR tidak bisa melihat kinerja karyawan tersebut secara langsung. 

Fitur ini juga berguna untuk mengawasi para karyawan yang sedang bekerja di rumah, karena tim HR tetap bisa memantau apakah karyawan tersebut bekerja di tempat yang semestinya atau tidak. 

Manfaat dari HR online

Selain mempunyai fungsi dan manfaat utama yang sudah diuraikan diatas, HR online juga mempunyai banyak manfaat lainnya untuk tim HR maupun untuk karyawan. Beberapa manfaat dari HR online tersebut antara lain adalah:

1. Memudahkan Para Karyawan dalam Mengakses Data Personal Mereka

HR online juga sangat bermanfaat bagi karyawan dalam mengakses data personal mereka berkat adanya fitur Employee Self Service. Fitur ini memberikan kebebasan kepada karyawan untuk melihat data-data mereka seperti absensi, jumlah libur, gaji bulanan yang akan diterima, asuransi, pajak, denda, dan lain-lain. 

Jadi, karyawan tidak perlu repot-repot lagi untuk bertanya langsung kepada tim HR untuk bisa mendapatkan informasi tersebut. Selain itu, fitur ini juga berguna jika karyawan ingin mengajukan cuti atau izin kerja. Karyawan yang bersangkutan tidak perlu harus membuat jadwal pertemuan langsung kepada tim HR yang sangat memakan banyak waktu.

Karyawan tersebut hanya perlu menggunakan fitur ini dan melampirkan dokumen-dokumen pendukung untuk pengajuan cuti dalam bentuk softcopy. Pengajuan ini nantinya akan diterima secara real time oleh tim HR.

2. Semua Input Dilakukan secara Real-time

Semua input yang dimasukkan baik dari tim HR maupun para karyawan menggunakan software ini akan terintegrasi secara otomatis dan real-time. Misalnya saja saat karyawan melakukan absensi harian, data tersebut dapat secara langsung dilihat oleh tim HR tanpa adanya delay. 

Jadi tim HR bisa langsung menggunakan data-data tersebut untuk menjadi dasar acuan pembagian gaji dan bonus bulanan kepada para karyawan. Selain itu, tim HR juga bisa memberikan informasi penting kepada karyawan sewaktu-waktu seperti pergantian shift kerja, pekerjaan tambahan, dan lain sebagainya melalui software ini dengan mudah. 

Informasi tersebut bisa langsung diterima oleh para karyawan yang bersangkutan karena software ini bersifat online dan bisa diakses di mana saja dan kapan saja menggunakan gadget seperti smartphone dan melalui komputer. 

3. Pembagian Gaji Karyawan Lebih Adil dan Akurat

Dalam HR online biasanya terdapat fitur payroll yang berguna untuk membagikan gaji bulanan kepada para karyawan secara otomatis. Fitur payroll terintegrasi dengan data-data personal setiap karyawan seperti absensi harian dan jam lembur. 

Jadi gaji bisa langsung dihitung oleh sistem berdasarkan tingkat absensi karyawan tersebut. Hal ini tentunya lebih cepat, aman, sekaligus akurat dibandingkan menghitung gaji karyawan secara manual. 

Perhitungan manual rentan dengan adanya kesalahan pendataan, manipulasi data, bahkan korupsi. Sentimen seperti tim HR A yang tidak suka dengan karyawan B juga bisa menyebabkan karyawan tersebut tidak mendapatkan upah yang sesuai dengan pekerjaannya. 

Hal tersebut tentunya sangat merugikan perusahaan dan menurunkan tingkat kepercayaan karyawan. Adanya software ini sangat berguna untuk meminimalisir masalah-masalah tersebut.

Jenis-Jenis HR online

HR online umumnya mempunyai 3 jenis yang berbeda tergantung dengan seberapa kompleks kemampuan software ini dalam memproses dan mengolah data. Semakin banyak fitur yang diberikan oleh software ini, maka akan semakin besar juga biasa operasional yang diperlukan. 

Mengetahui jenis-jenis dari HR online penting untuk dilakukan agar pelaku usaha atau perusahaan bisa memilih jenis mana yang paling cocok untuk mereka gunakan dalam usaha mereka. Jenis-jenis HR online tersebut adalah:

1. Human Resource Management System (HRMS) 

Human Resource Management System atau sering disingkat dengan HRMS adalah jenis HR yang paling komprehensif dan lengkap. Software jenis ini mampu memproses segala bentuk data karyawan dan mengolahnya dengan lebih detail dan rinci. 

HRMS mampu mengelola absensi, jam lembur, cuti, dan lain sebagainya secara bersamaan dengan pembagian gaji dari karyawan tersebut. Jadi, gaji akan otomatis terhitung sesuai dengan tingkat produktivitas dari setiap karyawan.

Sistem HRMS juga mempunyai fitur-fitur yang berguna untuk perencanaan dan evaluasi perusahaan. Fitur ini mencakup semua fitur dan fungsi dari jenis HR online lainnya, namun ditambah dengan fitur-fitur baru seperti pengelolaan dan evaluasi. 

2. Human Capital Management (HCM) 

Human Capital Management atau sering disingkat dengan HCM adalah jenis dari HR online yang kedua. Software jenis ini mempunyai fitur yang terbilang lebih terbatas jika dibandingkan dengan jenis HRMS. 

Namun, HCM juga memiliki beberapa keunggulan seperti kemampuannya dalam mengelola karyawan dalam skala global. HCM mampu mengelola karyawan dari berbagai negara dengan bahasa yang beragam. 

HCM juga memiliki beberapa fitur unggulan lainnya seperti onboarding atau orientasi dan pengenalan, performance management atau manajemen kinerja karyawan, kontrol posisi dan suksesi, analisa data, serta manajemen dan pembagian gaji karyawan atau sumber daya manusia untuk skala global. 

Selain fitur-fitur tersebut, sistem HCM juga mempunyai fitur-fitur dasar dari HR online seperti absensi, pembagian gaji, penetapan tujuan perusahaan, alokasi anggaran, serta hal-hal terkait produktivitas perusahaan lainnya.  

3. Human Resource Information System (HRIS) 

Jenis HR online yang terakhir dan paling umum adalah Human Resource Information System atau sering disingkat dengan HRIS. HRIS adalah software HR yang mempunyai fitur dan tujuan utama untuk mengelola sumber daya manusia dan kebijakan dari perusahaan. 

Software jenis ini adalah yang paling umum digunakan oleh perusahaan karena mempunyai fitur-fitur umum yang bisa membantu tim HR dalam menangani para karyawan.

Fitur-fitur dari Human Resource Information System (HRIS) 

• Fitur inti HR online seperti absensi, cuti atau izin kerja, dan fungsi yang berkaitan dengan pengawasan karyawan lainnya.
• Fitur Workflow Kinerja, fitur ini berguna untuk memproses dan memberikan data kinerja dari setiap karyawan serta memberikan workflow di mana saat karyawan sudah menyelesaikan pekerjaannya, pekerjaan tersebut akan secara otomatis dilemparkan ke karyawan lain yang mempunyai tugas untuk meneruskan pekerjaan tersebut.
• Fitur Laporan Rutin yang berfungsi untuk merekap laporan rutin dalam jangka waktu tertentu secara otomatis. Laporan ini nantinya bisa dipakai tim HR dalam membuat rekap bulanan tentang kinerja para karyawannya.
• Fitur Layanan Mandiri atau Self Service, fitur ini bisa membuat karyawan melakukan pekerjaannya secara mandiri tanpa perlu adanya dampingan atau pelayanan dari tim HR.
• Fitur Perekrutan untuk membantu tim HR dalam melakukan perekrutan pada para calon karyawan baru.
• Fitur Perancangan Pelatihan yang berguna untuk memberikan rancangan pelatihan yang akan dilakukan oleh tim HR.    
• Fitur payroll atau pembagian gaji bertujuan untuk membantu perusahaan dalam menghitung dan membagikan gaji bulanan para karyawannya secara otomatis. Fitur payroll ini berguna agar pembagian gaji menjadi lebih efektif dan efisien, karena proses tersebut bisa dilakukan secara online tanpa perlu datang ke kantor.
• Fitur manajemen waktu, fitur ini berguna untuk tim HR dalam melakukan otomatisasi proses cuti atau izin kerja, jam lembur, dan hal lainnya dengan lebih cepat dan mudah.
• Fitur absensi mobile, adanya fitur ini membuat para karyawan dapat melakukan absensi dengan lebih mudah dimana saja dan kapan saja. Karyawan hanya perlu menggunakan gadget mereka seperti smartphone atau komputer untuk bisa melakukan absensi. Selain itu, adanya fitur ini juga bisa membantu tim HR dalam melakukan pengawasan terhadap absensi dari para karyawannya.
• Fitur database karyawan, fitur ini membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan data serta informasi yang berkaitan dengan karyawan mulai dari data personal, tingkat absensi, informasi tunjangan, kontrak kerja, dan hal-hal penting lainnya.

Salah satu HR online berbasis Human Resource Information System (HRIS) yang paling aman dan terpercaya adalah Mekari Talenta, Anda bisa mengaksesnya melalui https://www.talenta.co. 

Talenta bisa menjadi pilihan terbaik untuk tim HR dalam perusahaan karena aplikasi ini mempunyai banyak fitur yang sangat bermanfaat untuk mendukung dan membantu pekerjaan dari tim HR. 

Talenta juga mempunyai sistem berbasis teknologi cloud yang mampu menyimpan data-data dari para karyawan dengan aman. Talenta juga bisa dijangkau dengan mudah melalui smartphone Android maupun iOS, membuatnya lebih fleksibel untuk digunakan.