Absensi online atau absensi mobile menjadi metode yang banyak digunakan perusahaan menggantikan absensi manual pegawai di era digital yang semakin berkembang ini. 

Sebuah penelitian oleh Gartner bahkan menyebutkan bahwa di tahun 2020 ke atas, ada sekitar 90% perusahaan akan mengadopsi kemampuan manajemen infrastruktur cloud hybrid yang memainkan peran penting dalam strategi cloud di seluruh organisasi maupun perusahaan.

Penerapan strategi cloud inilah yang memudahkan aplikasi daftar hadir untuk menyimpan data yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun secara realtime. Teknologi ini akan sangat membantu divisi HR (Human Resource) dalam melakukan tugas administrasi berkaitan dengan rekapitulasi kehadiran.

Untuk mengetahui penjelasan lebih lengkap mengenai aplikasi daftar hadir, simak ulasan berikut ini.

Apa itu Aplikasi Daftar Hadir?

Aplikasi daftar hadir merupakan suatu sistem yang melakukan perekaman dan pencatatan kehadiran yang telah terhubung dalam server berbasis cloud dan dapat diakses secara realtime.

Dengan menggunakan sistem online, setiap karyawan maupun tim HR mampu mengakses data absensi kapan pun menggunakan perangkat apa saja. Hal ini tentu akan sangat membantu karyawan dalam mencatatkan kehadirannya tanpa perlu mengantri panjang seperti halnya absensi secara manual. Pasalnya, mereka hanya memerlukan perangkat smartphone yang telah terinstall aplikasi daftar hadir saja. 

Selain itu, pihak HR juga diuntungkan karena bisa memantau kehadiran karyawan termasuk jika ada yang terlambat. Sistem ini juga memudahkan pihak HR untuk mengelola pekerjaan administratif sehingga HR bisa lebih fokus melakukan perancangan program pengembangan kinerja karyawan. Selain itu, divisi HRD dapat lebih mudah melakukan monitor data dan mengukur data kehadiran karyawan hanya melalui sistem. 

Nantinya, sistem ini akan otomatis memberikan laporan absensi untuk pihak HRD. Laporan ini jelas lebih akurat dan minim kesalahan karena selalu merekam secara otomatis data yang masuk. 

Hal ini dikarenakan absensi online memanfaatkan jaringan internet dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud ini berguna untuk menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi.

Saat ini telah tersedia banyak jenis aplikasi daftar hadir yang memiliki kemampuan untuk tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition, dan tentunya bisa mencatat jam kerja secara realtime, sehingga bisa memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Mengapa Absensi Penting Bagi Perusahaan?

Absensi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Pasalnya, tak sedikit perusahaan yang menerapkan sistem penggajian berdasarkan jumlah jam kehadiran karyawannya. Itulah mengapa proses absensi umumnya memuat hal-hal pokok seperti (1) data cuti atau izin karyawan, (2) data jam datang dan pulang karyawan (clock in/clock out), (3) data keterlambatan karyawan.

Data-data tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk berbagai keperluan, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Pedoman Perhitungan Gaji serta Tunjangan

Jumlah kehadiran karyawan yang telah direkap setiap bulannya akan menjadi acuan dalam perhitungan gaji. Biasanya di slip gaji yang diberikan kepada karyawan, akan disertai dengan data lembur dan ketidakhadirannya sehingga mereka bisa mengetahui berapa jumlah uang yang mereka terima sesuai dengan jam kerja mereka.

2. Memastikan Operasional Perusahaan Dijalankan dengan Benar

Dengan adanya laporan absensi karyawan, Anda dapat mengetahui  bisnis sudah dijalankan pada jalur yang benar atau malah memerlukan evaluasi. Hal ini akan sangat berkaitan dengan apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dari informasi jumlah kehadiran karyawan setiap harinya, jumlah karyawan yang lembur dan hari-hari apa saja yang menjadi masa musim cuti karyawan.

3. Mengetahui Produktivitas Karyawan

Laporan absensi karyawan juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan mana yang datang lebih awal, tepat waktu dan yang konsisten terlambat. Apalagi jika ada karyawan yang sengaja mangkir tanpa alasan, maka bisa juga di cek di dalam rekapan absensi ini. 

Pada akhirnya, perusahaan dapat menambah preferensi karyawan mana yang sudah sesuai dengan standar perusahaan, yaitu terkait reward dan promosi jabatan. 

4. Memastikan Upah Karyawan Sesuai

Hal yang paling pokok dari suatu perusahaan adalah bagaimana perusahaan itu dapat memenuhi hak karyawan terutama dalam hal gaji/upah. Oleh karena itu, laporan kehadiran karyawan bisa menjadi pedoman bagi perusahaan dalam memenuhi hak karyawan, yaitu pemberian gaji yang tepat waktu dan tepat jumlah sesuai beban kerja mereka. 

Di beberapa perusahaan yang menerapkan sistem kerja lembur, absensi ini juga akan sangat berpengaruh pada penggajian karyawan. Jika tidak sesuai, maka bisa berdampak fatal pada pembengkakan biaya operasional perusahaan.

Perbedaan Aplikasi Daftar Hadir Online dengan Manual

Ada dua format yang bisa dilakukan oleh suatu perusahaan yang ingin membuat laporan kehadiran, yakni format manual dan online. Format absensi manual menggunakan metode konvensional seperti kertas dan alat tulis. Metode ini dirasa kurang efektif lantaran kurang dapat dipertanggungjawabkan tingkat validitasnya. Oleh karena itu, absensi manual mulai ditinggalkan dan diganti dengan aplikasi daftar hadir.

Sistem ini menggunakan software atau aplikasi absensi yang praktis yang dapat diunduh melalui ponselnya. Format absensi online biasanya memuat nama karyawan serta jabatannya dan tombol “Clock-In” dan “Clock-Out” sebagai tanda waktu kedatangan dan waktu pulang dari karyawan tersebut.

Berikut ini perbedaan antara absensi online dengan absensi manual.

1. Waktu Absensi

Saat menggunakan absen manual, Anda harus datang ke tempat untuk absen tertentu dan sering kali harus mengantri dengan karyawan lainnya. Namun, dengan absensi online, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengantri sebab Anda bisa melakukannya di mana pun Anda berada atau multi lokasi.

Hal ini tentu akan sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem work from home (WFH) di kondisi pandemi seperti ini. Termasuk juga jika ada karyawan yang sedang ditugaskan di luar, mereka tetap bisa melakukan absensi.

2. Kemudahan Proses Rekapitulasi

Berbeda dengan absen manual yang membutuhkan perekapan secara manual, absensi online akan langsung memberikan hasil laporan tanpa melalui proses rekapitulasi. 

Hal ini tentu memudahkan pekerjaan HR. Pasalnya, HR kerap kali terhambat oleh banyaknya tugas administrasi yang membuatnya tidak fokus pada urusan karyawan yang lebih penting lagi.

3. Tingkat Keakuratan

Saat melakukan perekapan absensi secara manual, tak bisa dipungkiri bahwa manusia seringkali tidak teliti sehingga ada data yang kurang sesuai. Hal ini tentu dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.

Jika Anda menggunakan absensi online maka kesalahan seperti ini dapat dihindari karena sudah otomatis terekap oleh sistem dan hasilnya pun lebih akurat dibandingkan absen manual. 

Selain itu, data jam hadir dan pulang juga lebih akurat sehingga membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka aplikasi daftar hadir akan sangat membantu.

4. Meminimalisir Kecurangan

Umumnya, absen manual menggunakan tanda tangan sebagai tanda hadir. Nah, sistem yang seperti ini kadang kala menimbulkan kecurangan dengan melakukan pemalsuan tanda tangan rekannya. Tak hanya itu, manipulasi data juga rawan terjadi dengan absen sistem manual.

Dengan aplikasi daftar hadir, Anda tidak dapat melakukan kecurangan sebab setiap orang diberikan username dan password yang hanya bisa diakses oleh masing-masing pemilik akun. Bahkan ada juga yang menerapkan sistem face recognition. Absensi Online juga menggunakan sistem penyimpanan cloud yang tentunya aman dan tidak dapat dimanipulasi.

5. Hemat Biaya

Selain itu, kelebihan lainnya adalah pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan di masing-masing ponsel milik karyawan. Hal ini tentu membuat penggunaan absensi online bisa lebih hemat karena perusahaan tidak membutuhkan perangkat keras seperti mesin fingerprint. Padahal perusahaan pada umumnya akan membutuhkan biaya tambahan untuk pemeliharaan mesin fingerprint. 

6. Pemantauan dengan Aplikasi Daftar Hadir

Pihak HRD tidak perlu lagi kewalahan untuk memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Hal ini karena absensi online terintegrasi dengan sistem yang dapat dicek kapan pun dan dimanapun selama terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, sinkronisasi juga lebih mudah dan lebih cepat.

Fitur yang Harus Ada di Aplikasi Daftar Hadir

Sebelum memilih aplikasi daftar hadir, terlebih dahulu pastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

1. Fitur clock in dan clock out yakni untuk mencatatkan waktu awal kerja dan selesai kerja
2. Overtime request yakni untuk mengajukan jadwal lembur kepada HRD ketika karyawan harus lembur 
3. Fitur leave request yakni digunakan saat karyawan hendak mengajukan cuti, baik itu cuti alasan penting maupun cuti sakit
4. Claim request yakni untuk membantu karyawan mengajukan reimbursement atau penggajian dana ketika karyawan mengeluarkan dana untuk keperluan perusahaan
5. Fitur my profile yakni untuk melihat serta mengubah data atau informasi karyawan secara mandiri oleh karyawan itu sendiri

Kelola Kehadiran Karyawan dengan Talenta

Di era digitalisasi seperti ini, penting bagi pemimpin perusahaan untuk mengikuti perkembangan zaman agar dapat mempertahankan bisnisnya di tengah ketatnya kompetisi di era teknologi. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi daftar hadir.

Bagi perusahaan yang masih menggunakan absensi dengan sistem manual kini sudah saatnya beralih ke aplikasi Talenta. Sebab, aplikasi ini menggunakan Live Attendance yang sangat membantu, dibandingkan yang awalnya memakai fingerprint yang harus di-download lagi saat hendak melakukan rekapitulasi. Dengan Live Attendance, absensi bisa terupdate secara real time sehingga mengefisiensi waktu bagi HRD saat rekonsiliasi Payroll.

Talenta merupakan aplikasi yang mudah, cepat, dan efisien dalam platform komprehensif memudahkan perusahaan, HR, serta karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan. Melalui Talenta, absensi karyawan menjadi tidak rumit dengan data yang selalu diperbarui.

Selain itu, rekapitulasi absen dan penggajian yang terhubung dan otomatis mempermudah HR saat penggajian. Absensi menjadi jauh lebih mudah dan dapat dilakukan dan diakses dari mana saja hanya dengan menggunakan smartphone dan internet pegawai.

Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan penggunanya seperti fitur kontrol toleransi keterlambatan, batasi radius clock-in/clock-out, tentukan lokasi clock-in/clock-out, kontrol lokasi absensi karyawan tertentu, dan ajukan perubahan absensi.

Nah, bagi Anda yang tertarik menggunakan aplikasi ini silahkan kunjungi talenta.co untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap.