Tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk mendapatkan keuntungan dari bisnis yang sedang dijalankan. 

Untuk mencapai tujuan tersebut ada berbagai cara dan upaya yang dapat dilakukan. Seperti melakukan berbagai brand activation, memasang iklan ataupun melakukan usaha berupa aplikasi Customer Relation Management (CRM). 

Apa Itu Customer Relationship Management  Aplikasi CRM?

aplikasi CRM adalah perangkat lunak manajemen yang dapat membantu mengelola hubungan antara perusahaan dan pelanggan agar perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih dekat dengan pelanggannya. 

Dengan aplikasi CRM, perusahaan dapat mengetahui peningkatan layanan yang dibutuhkan pelanggan agar profit bisnis juga meningkat.

Selain itu, aplikasi CRM juga dapat membantu Anda dalam mengelola aktivitas penjualan sekaligus mengidentifikasi prospek potensial dengan mudah, sehingga Anda akan memperoleh banyak leads yang berpotensi jadi pelanggan Anda.

Selain membantu dalam mengelola hubungan perusahaan dan pelanggan,  perangkat lunak CRM juga bisa membantu perusahaan memantau penjualan, kinerja sales, menentukan KPI, dan masih banyak lagi.

Kegunaan Aplikasi CRM

Secara singkat aplikasi CRM membantu perusahaan untuk dapat menganalisis hal-hal yang berkaitan dengan bisnis mereka. Dengan tujuan akhir adalah untuk menjalin hubungan dengan pelanggan, meningkatkan performa layanan dan menambah nilai pendapatan perusahaan. 

Umumnya strategi CRM digunakan oleh divisi sales dan marketing ataupun bagian public relation untuk mengetahui adakah upaya potensial untuk meningkatkan pendapatan ataupun memperbaiki layanan yang diberikan. Serta membangun hubungan baik dengan pelanggan dan menambah pelanggan baru yang potensial. 

Informasi yang didapat sendiri sangatlah bermanfaat bagi perusahaan. Seperti pola pembayaran, waktu pembelian, tren yang sedang terjadi. Informasi ini dapat menjadi acuan untuk memahami pola yang terjadi pada pelanggan dan strategi yang diperlukan terhadap bisnis.

Pengguna Aplikasi CRM

Karena CRM adalah sebuah aplikasi untuk mengumpulkan data pelanggan dalam meningkatkan bisnis. Maka CRM dapat digunakan oleh segala kalangan bisnis. Mulai dari UKM ataupun perusahaan nasional dan multinasional.

Namun, yang paling umum menggunakan adalah CRM adalah tim marketing dan tim customer service guna memberikan layanan terbaik pada pelanggan. Karena mereka bertanggung jawab untuk melakukan penjualan dan berpengaruh terhadap kepuasan konsumen. Kedua aspek tersebut merupakan aspek yang penting bagi perusahaan sehingga membutuhkan data dan informasi yang tepat dan jelas guna mencapai tujuan.

Fitur-fitur aplikasi CRM

1. Menangkap Prospek

Lead  atau prospek berperan sangat penting dalam membangun database pelanggan, semua pelanggan bermula dari prospek. Dengan menggunakan aplikasi CRM kita dengan mudah menangkap prospek dari pengunjung website dan memasukkannya ke dalam sistem sehingga mudah melakukan tindak lanjut, mengelompokkan, memberikan penilaian dan pada akhirnya menjadikannya pembeli kemudian menjadikannya pelanggan.

2. Email Otomatis

Aplikasi CRM juga dengan mudah melakukan email otomatis saat pengunjung mengisi formulir yang ada di website kita. Jika digabungkan dengan “Marketing Automation” yang sudah ada di sistem ERP akan menjadi sistem yang sangat tangguh untuk melakukan skema marketing tertarget yang berjalan otomatis.

3. Menggolongkan Prospek ke Calon Pembeli

Menggolongkan atau mengelompokkan setiap prospek ke dalam pengelompokan tertentu, memberikan skor bahkan memberikan nilai harapan penjualan merupakan cara paling efisien untuk mengelola prospek. Dengan menggolongkan dan mengelompokkan prospek maka kita dengan mudah membedakan mana prospek yang lebih diprioritaskan dan mana yang bukan.

4. Jadwal Tindak Lanjut

CRM juga menyediakan fitur untuk menjadwalkan tindak lanjut kepada prospek kita baik berupa pertemuan, panggilan telp, SMS maupun melalui Email. Beberapa aplikasi CRM bahkan mampu melakukan tindak lanjut (follow up) otomatis untuk jenis text (SMS dan Email). Dengan adanya fitur ini makan kita lebih minim kehilangan kesempatan untuk melakukan follow up karena secara otomatis sistem CRM akan memberikan notifikasi jika jadwal untuk follow up sudah dekat. Notifikasi bisa berupa notifikasi di komputer kita, atau bahkan notifikasi ke email kita.

5. Integrasi dengan Email, Telp, SMS, Chat

Jika selama ini catatan percakapan dengan prospek kita terpecah-pecah dalam banyak channel misalnya email, meeting, panggilan telp, cha dan masih banyak lagi channel, makan dengan adanya sistem CRM akan sangat memudahkan kita karena semua catatan percakapan bisa dijadikan satu dalam satu sistem CRM. Hal ini juga sangat memudahkan bagi kita untuk melihat rekam jejak di percakapan sebelumnya.

6. Integrasi dengan Penjualan

Setelah semua proses negosiasi berlangsung dan terjadi penjualan makan dengan mudah sistem CRM ini mengintegrasikan data dengan aplikasi penjualan. Secara otomatis membuatkan invoice, dan juga mengubah menjadi penjualan. Jika kita menggunakan sistem ERP maka juga secara otomatis pula membentuk jurnal pada sistem akuntansi kita.

Tanda Perusahaan Anda Butuh Aplikasi CRM

Aplikasi Customer Relationship Management penting digunakan oleh perusahaan agar dapat menyimpan dan mengelola seluruh informasi berkaitan dengan pelanggan secara terpadu dan teratur.

Berikut adalah tanda jika perusahaan Anda membutuhkan aplikasi CRM, yaitu:

1. Rendahnya Produktivitas

Dalam CRM, tim harus mengerjakan berbagai proses seperti entri data dengan excel, meminta persetujuan secara manual, maupun mengerjakan tugas yang berulang. Hal ini akan menguras banyak tenaga dan waktu sehingga diperlukan alat agar proses CRM dapat diselesaikan secara otomatis.

aplikasi CRM yang tepat akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi CRM sehingga produktivitas meningkat dan perusahaan mampu meningkatkan penjualan serta pendapatan.

2. Rendahnya Kolaborasi Antar Departemen

Diperlukan komunikasi sinergis antara departemen pemasaran dengan departemen penjualan agar kinerja kedua departemen efektif.

Namun, apabila komunikasi keduanya tersendat dan kolaborasi antar departemen rendah, maka departemen bersangkutan tidak dapat mencapai kinerja yang diharapkan. Bila hal tersebut terjadi, maka perusahaan perlu mulai mempertimbangkan penggunaan aplikasi CRM.

3. Akuntabilitas Antar Rekan Terbatas

Hubungan dengan pelanggan adalah hal penting dalam CRM. Apabila perusahaan mulai kehilangan pelanggan, Anda perlu mengetahui faktor yang menyebabkan hal tersebut. Tentu adanya data yang terpusat akan membantu perusahaan dalam mengelola data pelanggan.

Oleh karena itu, aplikasi CRM penting agar dapat memudahkan perusahaan mengatur data pelanggan serta menemukan celah untuk meningkatkan kinerja dan hubungan dengan pelanggan.

4. Buruknya Analisis Data

Masih terkait dengan pengelolaan data pelanggan, data dan laporan analitik yang akurat akan sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan perusahaan.

Apabila analisis data buruk, hal tersebut akan berpengaruh pada penjualan dan pendapatan perusahaan akibat strategi yang tidak tepat sasaran. Jika perusahaan Anda mengalami hal di atas, aplikasi CRM dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut. 

5. Rendahnya Tingkat Kepuasan Pelanggan

Tingkat kepuasaan pelanggan yang rendah dapat disebabkan oleh sistem CRM serta strategi pemasaran yang kurang tepat. Akibatnya, Anda bisa kehilangan loyalitas pelanggan.

Oleh karena itu, memilih sistem CRM dan strategi pemasaran yang tepat akan sangat berpengaruh pada penjualan perusahaan. Aplikasi CRM dapat membantu perusahaan untuk menemukan strategi pemasaran yang tepat.

6. Kehilangan Peluang Penjualan

Kehilangan peluang penjualan dapat disebabkan oleh penindaklanjutan yang lambat akibat pelacakan penjualan yang dilakukan secara manual. Dengan cara manual, maka Anda tidak akan menemukan proses pemeliharaan penjualan yang jelas.

Namun dengan aplikasi CRM, Anda dapat menemukan informasi yang membantu dalam perencanaan langkah selanjutnya.

7. Bisnis Mulai Tumbuh Pesat

Jika Anda memiliki bisnis yang sedang berkembang dengan pesat, ada baiknya untuk mulai menggunakan aplikasi CRM yang tepat dengan mempertimbangkan jumlah karyawan dan banyaknya pelanggan yang harus dikelola oleh perusahaan.

Keuntungan Menggunakan CRM

Seperti yang sudah dibahas diatas, tujuan dari sebuah bisnis adalah dapat memberikan sebuah pelayanan prima dan mendapatkan keuntungan dari kegiatan tersebut. Aplikasi ini dapat membuat Anda memahami lebih detail tentang pelanggan secara lebih mendalam. Anda dapat memuat informasi yang betul-betul dibutuhkan seperti kegiatan pelanggan Anda di medsos, apa yang ia suka atau tidak suka. Informasi mengenai kompetitor dari pelanggan.

Hal ini sangatlah penting mengingat di era modern seperti sekarang, teknologi merupakan bagian dari gaya hidup masyarakat. Sehingga banyak transaksi yang melibatkan teknologi seperti pembelian barang non tunai, melalui aplikasi e-commerce dan masih banyak lagi.

Sebagai contoh dengan menggunakan CRM maka Anda dapat menelusuri kegiatan pelanggan. Mulai dari ketika pertama membeli, lalu melakukan pembayaran sampai memberikan review terhadap barang atau jasa yang diberikan.

Dengan mekanisme tersebut akan sangat banyak informasi yang didapatkan dari kegiatan tersebut. CRM diibaratkan bank data yang digunakan untuk mengolah banyaknya informasi yang didapatkan menjadi sebuah insight bagi perusahaan guna mendapatkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan dan memaksimalkan pendapatan. Ada beberapa manfaat lain diantaranya : 

1. Meningkatkan Aspek Loyalitas Pelanggan

Ada beberapa aspek yang diharapkan meningkat setelah menggunakan CRM, seperti peningkatan penjualan, peningkatan konversi dari iklan terhadap penjualan, peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan pendapatan.

2. Mengidentifikasi Potensi 

Anda dapat mengidentifikasi potensi dari informasi yang dikumpulkan oleh CRM. Dengan begitu, Anda dapat fokus mengejar target potensi-potensi penjualan tersebut secara akurat untuk meminimalisir trial and error yang akan memakan biaya dan waktu yang cukup banyak.

3. Meningkatkan Pendapatan Dari Loyalitas Pelanggan

Dalam upaya memberikan pelayanan maksimal terhadap pelanggan. Akan menimbulkan rasa puas. Dan pelanggan yang puas akan cenderung melakukan pembelian yang sama terhadap barang yang dijual. Berdasarkan penelitian, mempertahankan pelanggan yang loyal akan menghabiskan uang 33% lebih banyak. Dan tentu akan meningkatkan pendapatan perusahaan

4. Meningkatkan Customer Service

Kini pelanggan mengharapkan layanan yang baik dan responsif. Dengan menggunakan CRM Anda dapat menelaah keluhan yang dilayangkan, sehingga Anda dapat merespon dengan cepat dan memberikan layanan yang memuaskan. Ini sangat penting terkait menjalin hubungan baik dengan pelanggan untuk tetap loyal.

5. Mengurangi Biaya Marketing

CRM juga dapat meningkatkan efisiensi biaya yang diperlukan. Untuk dapat melakukan strategi marketing yang tepat dibutuhkan informasi yang jelas dan akurat, CRM dapat mengakomodasi hal tersebut. Sebaliknya jika informasi yang disajikan kurang jelas dan tidak akurat, maka akan dibutuhkan waktu dan biaya lebih guna menemukan formula marketing yang sesuai bagi target pelanggan Anda.

6. Mendapatkan Pelanggan Baru

Terakhir adalah Anda dapat memperluas pasar yang Anda tuju dengan memberikan pelayanan yang baik. Berdasarkan penelitian pelanggan yang puas cenderung akan merekomendasikan produk terhadap orang sekitarnya. Dengan memperhatikan aspek kepuasan pelanggan maka Anda berpotensi untuk mendapatkan pelanggan baru.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penggunaan perangkat lunak CRM sangatlah bermanfaat. Apalagi bagi perusahaan yang sedang berkembang pesat. Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan layanan serta melihat peluang penjualan dengan bantuan aplikasi CRM.

Aplikasi CRM yang tepat haruslah bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, aplikasi Mekari yang dapat memenuhi apapun kebutuhan operasional bisnis perusahaan. CRM tools satu ini dapat membantu perusahaan dalam menjalankan beberapa aktivitas bisnisnya, seperti melakukan manajemen pelanggan, aktivitas pemasaran, pembagian komisi, manajemen pengiriman hingga laporan.

Tak hanya itu, melalui CRM Mekari ini, seluruh informasi lengkap mengenai prospek dan pelanggan yang dimiliki perusahaan, akan disimpan secara terpadu di dalam satu sistem, sehingga Anda dapat dengan mudah melacaknya.

Adapun beberapa fitur unggulan dari Mekari itu sendiri:

• Customer and Opportunity Management, berguna untuk memetakan persebaran konsumen potensial dan peluang dalam pemasaran tertentu
• Commission, berguna untuk menentukan jumlah komisi yang dibagikan kepada karyawan.
• Marketing Campaign-Promotion, berguna untuk melakukan perancangan analisis dan strategi pada penjualan perusahaan
• Shipping Management, berguna untuk mengatur alur pengiriman barang dengan cepat dan mudah
• Reporting and Analysis, berguna untuk membuat laporan secara lengkap dan real-time sekaligus

Demikian pembahasan mengenai pilihan CRM tools terbaik yang dapat Anda gunakan untuk memajukan dan mengembangkan bisnis perusahaan.

Semoga artikel ini dapat berguna dan bermanfaat sebagai salah satu sumber referensi Anda dalam memilih tools CRM yang tepat.