Sebuah perusahaan pasti membutuhkan aplikasi absensi kehadiran. Hal ini juga dibutuhkan untuk menjaga kedisiplinan karyawan. Meskipun tren perusahaan sekarang yang memberikan peraturan lebih longgar mengenai jam masuk dan pulang kantor, tapi software attendance juga biasanya dibutuhkan untuk mendokumentasikan keseluruhan kegiatan karyawan.

Perusahaan pun tak boleh asal dalam hal pemilihan aplikasi absensi kehadiran dan kehadiran online. Sebisa mungkin untuk memilih attendance software yang memang terbaik dan cocok dengan kebutuhan perusahaan. Kali ini Kami akan memberikan tips memilih aplikasi absensi kehadiran kehadiran karyawan online untuk perusahaan. Apa saja tipsnya? Simak di artikel ini!

Apa itu Aplikasi Absensi Karyawan?

Aplikasi absensi karyawan adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website yang di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi kehadiran. 

Absensi kehadiran secara online jelas berbeda dengan absensi kehadiran manual. Perbedaan utamanya adalah bahwa sistem absensi kehadiran manual membutuhkan medium khusus (umumnya kertas), sedangkan aplikasi absensisi karyawan dapat dilakukan dari komputer dan smartphone asalkan terhubung dengan internet.

Kelebihan Aplikasi Absensi Karyawan

Apakah perusahaanmu saat ini masih menggunakan absensi kehadiran karyawan dengan mesin pemindai sidik jari yang dipasang di pintu masuk kantor? Mungkin absensi kehadiran manual tak jadi soal jika perusahanmu mewajibkan kehadiran di kantor sebagai syarat penghitungan absensi kehadiran. Karyawan datang, tempelkan jari, lalu mulai kerja. Begitu juga saat karyawan akan pulang.

Namun, jika kamu mempekerjakan karyawan yang lebih banyak menghabiskan waktu kerja di luar dan tidak dituntut selalu hadir di kantor, seperti sales atau marketing, maka sistem absensi kehadiran semacam itu tidak lagi cocok untuk mereka.

Solusinya, kamu perlu menggunakan aplikasi absensisi karyawan yang lebih fleksibel namun bebas kecurangan. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya di berbagai tempat terpisah dan memungkinkan kamu memantaunya secara langsung.

Dibandingkan sistem manual, e-absensi online lebih menguntungkan perusahaan karena memiliki kelebihan berikut:

1. Lebih Efisien dari Segi Biaya

Aplikasi absensi karyawan tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi kehadiran dan pemasangan sistem, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan. Misalnya, perusahaanmu mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka kamu tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.

Dengan e-absensi kehadiran, kamu cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi.

2. Membuat Karyawan Lebih Produktif

Dengan sistem absensi kehadiran online, karyawan yang bekerja di luar kantor bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas. Daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi.

3. Minim Kecurangan

Absen online menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran seseorang di suatu tempat. Foto wajah akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem, serta posisi pengguna aplikasi memberikan informasi keberadaannya yang terlacak GPS.

Dengan sistem absensi kehadiran online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi kehadiran, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.

4. Memudahkan Analisa Data Kehadiran

Aplikasi absen online memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, kamu bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat kamu bertugas di luar kantor, kamu bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.

Dengan sistem kehadiran online, kamu tidak butuh lagi rekap absensi kehadiran periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika kamu ingin menganalisa data absensi kehadiran untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Empat kelebihan absensi kehadiran online di atas bisa kamu temukan di aplikasi Hadirr. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan kamu memantau absensi kehadiran karyawan di berbagai tempat tanpa repot.

Teknologi biometrik wajah, GPS, cloud, dan internet, memberikan fleksibilitas maksimum bagi kamu dan karyawanmu. Kamu tak hanya bisa memantau kehadiran karyawan dan lokasi absensi kehadiran, tetapi juga jadwal kerja, mencatat dan menghitung jam lembur, serta memudahkan reimbursement.

Bagaimana sistem absensi kehadiran karyawan bekerja? Karyawanmu dapat melaporkan kehadiran mereka dengan swafoto menggunakan kamera di smartphone, lalu mengirimkannya di aplikasi. Sistem Hadirr akan mencocokkan data wajah dan lokasi absen, dan mencatatkan kehadiran tersebut secara real-time sehingga kamu bisa mengaksesnya saat itu juga.

Tips memilih aplikasi absensi kehadiran untuk perusahaan

1. Pastikan aplikasi absensi kehadiran sudah terlisensi

Ketika dihadapkan dengan berbagai pilihan aplikasi absensi kehadiran yang tersedia di Indonesia, Anda bisa memulainya dengan memilah-milah mana aplikasi absensi kehadiran yang sudah terlisensi secara legal, terpercaya, dan berpengalaman. Dengan begitu pilihan Anda akan menjadi lebih mengerucut.

Biasanya aplikasi absensi kehadiran memiliki lisensi mesin yang menjadi bukti bahwa mesin tersebut merupakan produk orisinil dengan kualitas yang baik. Anda bisa membuktikan lisensi ini dengan melihat vendor atau perusahaan yang memproduksi mesin tersebut.

Apakah produsen sudah merupakan nama yang terkenal? Apakah track recordnya baik? Dari sini Anda akan melihat apakah aplikasi absensi kehadiran tersebut terpercaya atau tidak. Selain itu cek juga perusahaan lain yang sudah menggunakan aplikasi absensi kehadiran tersebut, agar Anda pun tahu bahwa perusahaan yang menyediakan aplikasi absensi kehadiran tersebut memang sudah berpengalaman.

2. Sesuaikan dengan kebutuhan kantor

Pilihlah aplikasi absensi kehadiran yang sesuai dengan kebutuhan kantor. Poin yang satu ini menjadi kunci untuk mendapatkan aplikasi absensi kehadiran terbaik untuk perusahaan Anda. Kebutuhan bisa dilihat dari goal Anda menggunakan aplikasi absensi kehadiran.

Apakah nantinya aplikasi absensi kehadiran hanya digunakan untuk mencatat daftar kehadiran saja? Atau Anda ingin menggunakannya untuk hal yang lebih detail? Seperti, fitur rekap daftar kehadiran yang bisa berintegrasi ke sistem penggajian karyawan.

Dalam pemilihan tersebut Anda juga harus mengetahui berbagai jenis aplikasi absensi kehadiran agar lebih menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Seperti mesin absensi kehadiran biometrik yang telah terkoneksi dengan software payroll.

Lain lagi jika perusahaanmu menginginkan mesin absensi kehadiran yang bisa memantau pekerja lapangan, maka aplikasi absensi kehadiran yang cocok adalah tipe time track. Jadi pastikan aplikasi absensi kehadiran pilihan Anda cocok dengan kebutuhan kantor ya.

3. Pilih yang sesuai dengan anggaran perusahaan Anda

Lagi-lagi ketika dihadapkan dengan berbagai pilihan, Anda bisa mengerucutkannya dengan memisahkan beberapa attendance software yang sesuai dengan anggaran perusahaan Anda. Tentu, tak semua cocok dengan bujet yang perusahaan Anda miliki.

Semakin banyak fitur biasanya semakin tinggi juga harganya. Jika memang tidak sesuai dengan anggaran perusahaan, mungkin Anda bisa menyesuaikan dengan pemilihan fiturnya.

Di sini Mekari Talenta menghadirkan aplikasi absensi kehadiran dengan fitur sistem kehadiran paling lengkap namun dengan harga yang bersahabat. Anda akan mendapatkan fitur lengkap seperti, perekam absensi kehadiran, install aplikasi dasboard dan karyawan, support chat & telepon, hingga sistem setup. 

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Fitur Mekari Talenta:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

• Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

• Aplikasi absen online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

• Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

• Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

• Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur - fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/ untuk mengetahui lebih lanjut.

4. Pastikan aplikasi absensi kehadiran mencakup jumlah karyawan Anda

Tak hanya fitur, aplikasi absensi kehadiran juga dibagi ke dalam beberapa kapasitas jumlah karyawan. Khususnya, untuk perusahaan start up yang biasa pengembangannya cepat, Anda harus bisa memilih aplikasi absensi kehadiran yang mencakup keseluruhan karyawan.

Sitem absensi kehadiran biasanya dihadirkan dengan kapasitas berbeda-beda, ada yang bisa menampung 50-100 orang, lebih dari 500 orang atau bahkan lebih dari 5000 orang. Tentu memilih kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan juga akan memangkas biaya anggaran.

5. Cari tahu mengenai layanan yang dihadirkan oleh penyedia aplikasi absensi kehadiran

Setelah memilih tentu pekerjaan Anda belum selesai sampai situ, mesin absensi kehadiran membutuhkan perawatan yang tak mudah. Untuk menyakinkan, Anda bisa menanyakan mengenai layanan apa yang akan Anda dapatkan setelah memilih attendance software tersebut.

Coba tanyakan mengenai jasa teknisi apakah siap membantu ketika ada permasalahan di waktu mendatang. Jika iya, Anda akan merasa lebih yakin bahwa perusahaan aplikasi absensi kehadiran tersebut akan memberikan layanan yang terbaik untuk para pelanggannya.

Bagaimana, masih bingung untuk memilih aplikasi absensi kehadiran yang tepat untuk perusahaan Anda? Ayo, mulai aplikasikan tips di atas. Semoga Anda cepat menemukan aplikasi absensi kehadiran yang cocok!