Dalam sebuah bisnis tentu kamu tidak akan asing dengan kata invoice. Biasanya ketika kamu telah menyelesaikan suatu pekerjaan atau menyelesaikan suatu pesanan pelanggan dan mengirimkannya maka kamu akan membuat invoice yang ditujukan kepada pelanggan.

Invoice adalah dokumen komersial yang didalamnya berisikan rincian atau catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang tersebut dibeli secara kredit, invoice biasanya disertai tanggal jatuh tempo, durasi pembayaran sampai metode pembayaran yang didukung. Dalam bahasa Indonesia, ia bisa disebut dengan faktur.

Untuk jangka waktu pembayaran setiap perusahaan juga berbeda-beda. Ada yang bayar setelah barang diterima, atau setiap bulan, dan ada juga per tiga bulan. Sehingga kamu akan menunggu hingga waktu mendekati pembayaran dengan membuat invoice.

Namun jika mengalami keterlambatan, maka akan menimbulkan masalah dan mengganggu arus kas bisnis karena tidak semua orang membayar tagihan tepat waktu, ada juga yang terlambat. Nah agar tidak mengalami hal tersebut maka tehnik menulis invoice harus kamu kuasai.

Tips penulisan invoice efektif yang bisa  kamu perhatikan. Berikut tips cara menulis contoh invoice agar cepat dibayar:

1.Pastikan invoice pembayaran mudah dipahami

Untuk memudahkan pelanggan kamu melacak barang apa yang mereka pesan, maka kamu bisa menulis daftar barang lengkap mulai dari nama, ukuran, jenis, bahan dan semuanya. Dengan melakukan hal tersebut pelanggan dapat mengingat tagihan dan segera membayarnya. 

Lebih baik jika kamu menyertakan logo perusahaan pada faktur. Logo ini tidak hanya akan membuat terlihat profesional, tetapi juga akan membuat invoice mudah dikenali oleh pelanggan. Sekarang ini banyak template invoice yang bisa kamu gunakan untuk membantu pekerjaan menjadi lebih cepat.

2.Periode pembayaran

Langkah selanjutnya dalam membuat invoice yang efektif sehingga cepat melakukan pembayaran adalah dengan tidak memasukkan periode billing sesuai keinginan. Dengan kata lain, jika kamu ingin pelanggan membayar invoice dalam tiga puluh hari, jangan buat faktur yang jatuh tempo tiga puluh hari.

Sebaiknya kamu menulis waktu selama 20 hari. Tujuannya untuk menghindari kemungkinan keterlambatan pembayaran dari pelanggan, karena jika pembayaran pelanggan lebih dari tiga puluh hari pasti akan merugikan dalam bisnis. Tidak hanya arus kas yang terhambat, tetapi juga dana operasional.

3. Metode pembayaran yang fleksibel

Kemajuan teknologi sekarang ini menciptakan kemudahan dalam hal pembayaran. sehingga sekarang ini banyak aplikasi atau cara pembayaran dengan beragam cara, sehingga konsumen tidak harus repot dengan satu pilihan untuk pembayaran.

Pilihan metode pembayaran yang kamutawarkan kepada pelanggan juga memengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar faktur mereka. Semakin terbatas metode pembayaran yang ditawarkan, semakin sulit bagi pelanggan untuk membayar. 

Karena itu, tanggal jatuh tempo akan tertunda. Ini berbeda jika kamu memberikan beberapa opsi pembayaran. Pelanggan dapat membayar di mana saja dan di mana saja.

4. Kirim invoice ke orang yang tepat

Terkadang dalam mengirim invoice kurang mencermati kepada siapa invoice itu ditujukan. Sehingga tak jarang kamu malah mengirim invoice kepada orang yang salah. Jangan sampai ditagih oleh orang yang salah.
 
Misalnya, dia tidak menjadi orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah pembayaran, jadi dia lupa memberi tahu mereka. Akibatnya, invoice kamu tidak akan segera diproses. Jadi pastikan kamu memberikannya kepada akuntan atau orang lain yang bertanggung jawab untuk itu.

 
Selain itu, jangan menagih banyak orang karena tidak efisien. Bisa jadi orang yang kamu  berikan invoice mengira orang lain telah menerimanya dan karena itu tidak merasa perlu untuk menangani invoice tersebut.

5. Tidak perlu menunggu

Mari kita asumsikan bahwa kamu mengirimkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan pada hari Rabu. Jadi jangan menunggu sampai hari Jumat untuk mengirim invoice. Jika perlu, kirim pada hari Rabu yang sama, terutama jika pelanggan kamu adalah tipe yang suka membayar terlambat.
 
Oleh karena itu, pengiriman faktur secepat mungkin mengurangi risiko keterlambatan pembayaran oleh pelanggan.

6. Ingatkan pelanggan

Hal ini merupakan langkah terakhir yang harus kamu lakukan ketika kamu telah mengirim invoice. Jika pelanggan belum membayar faktur pada tanggal jatuh tempo, ini perlu diperiksa. Jika dia benar-benar sibuk, itu tidak akan menjadi masalah besar. 

Lain cerita jika dia lupa, atau dalam skenario terburuk, invoice yang telah kamu berikan padanya hilang entah kemana. Jadi jika sudah lewat jatuh tempo, hubungi pelanggan langsung dan lunasi.

Ingat, fungsi invoice adalah untuk membantu kamu mendapatkan penghasilan yang layak. Sehingga kamu harus membuat penulisan invoice yang sangat efisien. Ada banyak contoh invoice yang dapat kamu temukan di Internet.

Setelah kamu mengetahui apa itu Invoice dan tips cara membuatnya maka biasanya dalam invoice terdapat expense atau biaya yang harus dibayarkan pelanggan. Nah untuk mengetahui tentang expense berikut beberapa penjelasan yang dapat kamu ketahui.

Pengertian Expense

Expense adalah adalah biaya atau beban operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menghasilkan pendapatan. Beban umum termasuk pembayaran kepada pemasok, upah karyawan, sewa pabrik dan penyusutan peralatan.

Pengusaha dapat menghapuskan biaya yang dapat dikurangkan dari pajak dalam pengembalian pajak penghasilan mereka untuk mengurangi penghasilan kena pajak mereka dan dengan demikian kewajiban pajak mereka. 

Namun, Internal Revenue Service (IRS) memiliki aturan ketat tentang biaya yang dapat diklaim oleh bisnis sebagai pengurang.

Salah satu tujuan utama tim manajemen perusahaan adalah untuk meningkatkan keuntungan. Hal ini dicapai dengan meningkatkan pendapatan sambil mengendalikan biaya. Mengurangi biaya membantu perusahaan menghasilkan lebih banyak keuntungan dari penjualan.
 

Namun, jika biayanya terlalu rendah, itu juga dapat memiliki efek yang merugikan. Dalam akuntansi, ada dua kategori utama expense atau pengeluaran bisnis, diantarannya:

1.Biaya operasional: Biaya yang terkait dengan kegiatan utama bisnis, seperti harga pokok penjualan, biaya administrasi, dan sewa.

2. Biaya non-operasional: Biaya yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan utama perusahaan. Contoh umum termasuk biaya bunga dan biaya lain yang terkait dengan pinjaman uang.

Expense tentunya tidak sama dengan expenditure. Expediture atau beban adalah pembayaran atau kewajiban, sedangkan expense mewakili konsumsi aset.

Dengan demikian, perusahaan dapat membelanjakan expenditure untuk aset tetap, tetapi aset tersebut hanya akan membayar biaya sesuai dengan masa manfaatnya. Dengan demikian, expenditure biasanya  biaya dimuka, sementara expense merupakan biaya dapat disebarkan dalam jangka waktu yang lama.

Sebuah expense report atau laporan pengeluaran diperlukan dalam bentuk dokumen yang mencakup semua biaya yang dikeluarkan oleh seseorang sebagai akibat dari operasi bisnis.

Misalnya, jika pemilik bisnis bepergian ke lokasi A untuk rapat, biaya perjalanan, makan, dan pengeluaran lainnya yang mereka keluarkan dapat ditambahkan ke laporan pengeluaran. Oleh karena itu, pengeluaran ini dianggap sebagai pengeluaran bisnis dan dapat dikurangkan dari pajak.

Banyak perusahaan menggunakan sistem pelaporan expense otomatis untuk mengelola biaya. Tergantung pada sistem yang dipilih, solusi perangkat lunak ini dapat mengurangi biaya waktu, kesalahan, dan penipuan.