Aplikasi absensi menjadi perangkat yang sangat dibutuhkan oleh pihak perusahaan dalam mengontrol kehadiran para karyawan. 

Apalagi di masa pandemi seperti saat ini, banyak perusahaan memberlakukan sistem Work From Home. Untuk memastikan kehadiran karyawan, maka aplikasi berbasis online untuk absensi ini tentu menjadi perangkat yang penting.

Pertimbangan Saat Memilih Aplikasi Absensi Terbaik

Seperti yang diketahui bersama, saat ini perkembangan teknologi sudah semakin maju, dan berbagai aplikasi sudah banyak beredar. Namun dari sekian banyak aplikasi yang telah beredar, Anda harus lebih teliti dalam memilih agar bisa mendapat yang terbaik. Secara umum, terdapat beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih aplikasi untuk absensi.

Hal tersebut bisa berupa fitur maupun kemudahan yang bisa didapat. Selain itu, Anda juga bisa mengkaji terlebih dahulu apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, supaya bisa menyesuaikan saat memilih. Supaya tidak salah pilih berikut beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi.

•    Keakuratan Data dan Perhitungan

Perusahaan tentu memerlukan data yang akurat untuk bisa mengerjakan semua pendataan, termasuk mendata absen dan menggaji karyawan. supaya hal tersebut bisa berjalan dengan lancar, maka Anda bisa memilih attendance management app dengan fitur lengkap. Aplikasi terbaik umumnya menyediakan fitur untuk mengelola data absensi dan penggajian.

Bahkan beberapa diantaranya juga bisa mempermudah perusahaan dalam urusan penghitungan gaji karyawan berdasarkan data absensi. Untuk itu, pilihlah aplikasi yang menyediakan kemudahan menyimpan data dan perhitungan penggajian. Pastikan juga bahwa aplikasi tersebut bisa menghasilkan data yang akurat dan menjaga keamanannya.

•    Mampu Mengatur Jam Kerja

Selain mampu mengelola dan menghasilkan data yang akurat, aplikasi yang dipilih juga harus memudahkan perusahaan dalam mengatur jam kerja. Aplikasi yang terbaik harus bisa digunakan untuk mengumumkan jadwal yang telah dibuat pada para karyawan. Karena aplikasi telah terpasang pada setiap smartphone karyawan, maka mereka bisa bekerja sesuai jam berkat jadwal yang diumumkan aplikasi.

•    Bukti Absensi Berupa Foto

Aplikasi absensi yang terbaik harus menyediakan fitur yang memungkinkan bukti absensi karyawan berupa foto. Fitur ini bisa menjadi bukti yang akurat bahwa karyawan yang bersangkutan benar-benar hadir dan bekerja sesuai waktu. Bukti absensi berupa data tertulis sepertinya belum cukup akurat, sehingga Anda perlu mencari aplikasi online yang menyediakan fitur ini.

•    Memiliki Perekam Otomatis

Selain mampu memberikan bukti absensi berupa foto, aplikasi yang dipilih juga sebaiknya telah memiliki fitur perekam otomatis. Fitur perekam yang terkoneksi dengan GPS bisa memudahkan pihak perusahaan dalam melacak keberadaan karyawan saat jam kerja. Fitur ini bisa melatih karyawan untuk bersikap jujur dan disiplin.

•    Mampu Membuat Catatan Khusus

Jika karyawan mengalami keterlambatan, mungkin mereka sedang mengalami insiden tertentu yang menghambat kedatangan. Insiden tersebut bisa berupa jalanan macet, ataupun ban kendaraan bocor. Supaya tidak terjadi kesalahpahaman antara pihak perusahaan dan karyawan, maka sebaiknya Anda memiliki aplikasi absensi dengan fitur catatan khusus.

Aplikasi yang memiliki fitur ini memudahkan karyawan dalam memberi penjelasan terkait keterlambatannya. Dengan begitu, kesalahpahaman bisa diminimalisir, dan pihak perusahaan bisa menilai karyawan serta mempertimbangkan penggajiannya.
Rekomendasi 5 Aplikasi Absensi Perusahaan Terbaik

Setelah mengetahui apa saja yang perlu dipertimbangkan saat memilih aplikasi online untuk absensi karyawan, Anda bisa langsung mulai memilih. Dengan berpedoman pada beberapa hal yang harus dipertimbangkan tersebut, terdapat beberapa aplikasi yang patut dicoba. Berikut kami sajikan 5 aplikasi online untuk absensi bagi karyawan:

1. Talenta by Mekari

Talenta by Mekari merupakan aplikasi absensi yang dapat digunakan untuk memonitor kehadiran karyawan dengan sistem online. Aplikasi Talenta by Mekari mengusung sistem berbasis cloud sehingga Anda bisa mengaksesnya lewat web atau mobile.

Selain itu, karyawan juga bisa melakukan absensinya secara online melalui aplikasi ini. Dengan adanya aplikasi ini, maka absensi dapat dikelola lebih efektif dan kehadiran karyawan bisa dipantau kapan dan dimana saja.

Aplikasi absensi secara online menjadikan Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk menggunakan perangkat absensi terpisah. Sebab, aplikasi ini bisa Anda akses menggunakan handphone yang biasa dipakai.

Talenta by Mekari memiliki fitur dashboard pembuat jadwal kerja untuk mengelola jadwal kerja karyawan secara tepat. Dengan fitur ini, Anda bisa menambahkan, menyesuaikan jadwal, serta menugaskan karyawan secara langsung dengan perantara aplikasi.

Fitur lainnya adalah integrasi dengan fingerprint, sehingga mesin fingerprint yang sudah ada tidak perlu dikesampingkan. Jadi, Anda bisa mengintegrasikan sistem absensi lama bersama Talenta, sehingga laporan absensi dapat terpantau secara real time.

Aplikasi ini juga terintegrasi dengan payroll, sehingga perhitungan gaji menjadi lebih mudah dan cepat. Sebab, sistem rekap absensi dan payroll telah terintegrasi dalam satu aplikasi.

Dengan fitur break-in/break-out, Anda juga bisa memantau jam istirahat karyawan lebih mudah. Melalui fitur ini, juga dapat memastikan bahwa jam kerja yang dijalankan karyawan sudah efektif.

2. HR Locker

HR Locker merupakan aplikasi absensi yang membantu menyederhanakan pengelolaan absensi. Dengan aplikasi ini, Anda bisa lebih menghemat waktu, dengan berkurangnya administrasi manual yang membutuhkan banyak waktu. 

Aplikasi ini memiliki sub database karyawan agar karyawan bisa melihat rencana shift per pekannya. Database karyawan memiliki fitur utama seperti file pribadi dan gaji, kelola persyaratan kerja dan kontrol izin pengguna.

Sementara, sub rekrutmen dan orientasi memiliki fitur utama seperti wawancara jarak jauh. Ada juga sub manajemen kinerja, tanda tangan digital, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen waktu.

Sub dari perangkat tersebut memiliki berbagai fitur untuk menunjang pengelolaan karyawan. Seseorang yang menggunakan sistem HR Locker mampu melihat tunjangan cutinya. Anda bisa memperoleh informasi mengenai permintaan cuti secara detail serta persetujuan cuti lewat pemberitahuan email.

Jika prosesnya begitu, maka proses pengelolaan cuti tidak memakan banyak waktu dan tenaga, baik itu manajer atau karyawan biasa. Fitur-fitur timesheets, pengembangan pelatihan, kerja jarak jauh, manajemen liburan dan absen, data karyawan, tinjauan kerja dan rekrutmen, serta orientasi.

Fitur yang telah disebutkan tersebut telah diotomatiskan oleh platform ini. Bahkan, aplikasi HR Locker memiliki jumlah pengguna sekitar 30.000 orang yang tersebar pada 55 negara di penjuru dunia.

3. Appogee Leave

Anda bisa menjadikan aplikasi ini sebagai solusi manajemen absensi, agar dapat meminta maupun melacak cuti dan ketidakhadiran. Aplikasi absensi berbasis cloud ini bisa Anda akses secara fleksibel dengan perangkat apa saja.

Karena berbasis cloud, maka Appogee Leave bisa dengan mudah diatur, tanpa harus mengunduh atau install terlebih dahulu. Aplikasi ini juga di hosting dengan aman, selain itu didukung Google App Engine.

Seperti aplikasi absensi lainnya yang dapat terintegrasi sistem lain, Appogee Leave juga terintegrasi dengan Google Workspace serta Office 365. Keunggulan dari software ini yaitu fitur pelaporan ketidakhadiran disesuaikan dengan permintaan dan terkini.

Karena itu seluruh ketidakhadiran bisa dilacak pada semua bisnis. Bentuk melacak serta memantau seluruh jenis ketidakhadiran seperti menghitung cuti tahunan, cuti bersalin, cuti sakit. Melalui pelacakan dan pemantauan ini, Anda bisa mengetahui pihak yang bekerja dari rumah.

Jadi, karyawan maupun manajer bisa mengakses tunjangan serta meninjau ketidakhadiran yang sudah disetujui. Selain itu, sistem permintaan dan persetujuan dalam aplikasi ini cukup sederhana.

Hal ini menyebabkan permintaan dapat dibuat, diperiksa hingga disetujui dengan mudah. Semua hal yang telah dipaparkan tersebut, bisa diatur melalui Appogee Leave, dengan beberapa klik saja.

4. PHP Timeclock

PHP Timeclock merupakan aplikasi yang telah ada sejak tahun 2006 dan dirancang dengan tampilan cukup sederhana. Meskipun tampilannya sederhana, aplikasi absensi ini bisa digunakan dengan sangat efektif.

Tugas HRD seperti melacak waktu kerja, liburan karyawan maupun istirahat bisa terbantu melalui penggunaan aplikasi ini. Jadi, PHP Timeclock tidak sekadar mendata kehadiran karyawan saja.

Dilengkapi fitur reporting, sehingga HRD lebih mudah mengelompokkan karyawan yang disesuaikan indikator tertentu. Misalnya, HRD mampu menggolongkan karyawan berdasarkan departemen maupun divisi yang menaunginya sampai kantor tempat karyawan bekerja.

Namun, aplikasi ini tidak hanya bermanfaat untuk HRD, tetapi bagi karyawan juga. Melalui PHP Timeclock, karyawan bisa 
mengakses beberapa fitur yaitu durasi pekerjaan, jam masuk maupun pulang kantor, hingga sistem pengajuan cuti.
Bisa dikatakan, aplikasi dengan tampilan sederhana ini, tidak hanya berperan mengawasi kerja karyawan. Ketika terdeteksi pengaturan mencurigakan, maka akan ada pemberitahuan dari software.

Walaupun software yang satu ini telah hadir cukup lama, tetapi belum ada pembaruan atau update besar lagi. Bisa dikatakan aplikasi absensi dengan tampilan sederhana ini multifungsi, karena bermanfaat bagi HRD dan karyawan.

5. Attendance Manager

Attendance manager merupakan aplikasi absensi gratis yang bisa log in dengan perangkat smartphone. Ada berbagai fitur yang memudahkan Anda untuk mereview kehadiran karyawan yang telah terdaftar dalam aplikasi ini.

Fitur lainnya dalam aplikasi absensi ini seperti timesheet, timetracking, sampai absensi karyawan dengan mengusung GPS. Aplikasi ini dapat digunakan untuk absensi kehadiran pada perguruan tinggi atau universitas. 

Anda bisa menggunakan aplikasi ini untuk membuat rekapitulasi data karyawan yang akan diintegrasikan dengan human resource information system. Dengan aplikasi ini, data yang dihasilkan bukan hanya absensi maupun kehadiran karyawan.

Data yang dihasilkan aplikasi ini, bisa membantu tim SDM dalam pengambilan keputusan yang bertujuan meningkatkan kinerja karyawan. Keunggulan dari attendance manager menjadikan perhitungan gaji karyawan setiap bulannya lebih mudah.

Karena data absensi karyawan sudah terinput dalam aplikasi, umumnya data absensi dipakai tim SDM untuk memperhitungkan gaji karyawan. Hal ini tentunya bisa menghindari risiko human error dan menjadikan waktu perhitungan gaji lebih efisien.

Melalui aplikasi ini, proses pengajuan, persetujuan serta perhitungan cuti karyawan bisa dilakukan dengan sistem online dengan fleksibel.

Rekapitulasi Data Lebih Akurat dengan Aplikasi Absensi

Absensi menjadi salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Untuk itu, diperlukan perangkat memadai yang bisa membantu pihak perusahaan dalam mengelola data absensi. Aplikasi online untuk absensi bisa menjadi pilihan terbaik, karena bisa memudahkan proses rekapitulasi data.

Aplikasi ini juga bisa digunakan untuk memantau kinerja karyawan secara realtime. Hal tersebut bisa membuat data absensi jadi lebih akurat dan meminimalisir tidak kecurangan yang dilakukan karyawan. Selain itu, biaya operasional perusahaan juga bisa lebih hemat. Anda tidak perlu membeli banyak kertas maupun mesin fingerprint untuk memfasilitasi absensi karyawan, karena semua bisa dilakukan melalui smartphone.

Selain itu, penggajian karyawan juga lebih akurat, dan kinerja para karyawan bisa lebih meningkat. Karenanya, aplikasi absensi online ini sangat direkomendasikan untuk dipakai pada perusahaan Anda. Alasannya untuk mempermudah pengelolaan data kehadiran dari para karyawan.